Datenschutzhinweise für Interessenten und Kunden

Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Angebots-, Kunden- und Projektprozesse. Sie betreffen insbesondere Interessenten, Ansprechpartner bei Kunden, Projektbeteiligte sowie sonstige Personen, deren Daten im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Zusammenarbeit mit der Lupinum OG verarbeitet werden.

Diese Hinweise ergänzen die Datenschutzerklärung für unsere Website.

Verantwortliche Stelle

Lupinum OG
Innerzaun 26/1
3321 Kollmitzberg
Österreich

Telefon: +43 681 20303240
E-Mail: info@lupinum.com
Website: www.lupinum.com

Kategorien der verarbeiteten Daten

Je nach Fall verarbeiten wir insbesondere:

Stamm- und Kontaktdaten wie Name, Unternehmen, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Rechnungsdaten
Kommunikationsdaten aus E-Mails, Telefonaten, Meetings, Formularen, Fragebögen, Chat-Verläufen und sonstigen Abstimmungen
Projekt- und Leistungsdaten wie Briefings, Anforderungen, Inhalte, Zugänge, Freigaben, Tickets, Zeitpläne, Dokumentationen und technische Informationen
Vertrags- und Abrechnungsdaten wie Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungsinformationen und Nachweise
Nutzungs- und Metadaten, soweit diese im Rahmen eingesetzter Werkzeuge technisch anfallen

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten insbesondere für:

die Bearbeitung von Anfragen und Erstgesprächen
die Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
Vertragsanbahnung, Vertragsdurchführung und Projektabwicklung
die Dokumentation von Kommunikation, Entscheidungen und Arbeitsergebnissen
technische Entwicklung, Bereitstellung und Pflege von Kundenprojekten
die Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere im Unternehmens- und Steuerrecht

Die Verarbeitung erfolgt je nach Kontext auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie für vorvertragliche Maßnahmen oder die Vertragserfüllung erforderlich ist, sowie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine effiziente, nachvollziehbare und sichere Organisation unserer Geschäfts- und Projektprozesse.

Angebots- und Kommunikationsprozesse

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, einen Angebotsfragebogen ausfüllen oder uns projektbezogene Unterlagen übermitteln, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Einordnung Ihres Vorhabens, zur Kommunikation mit Ihnen und zur Vorbereitung einer möglichen Zusammenarbeit.

Soweit erforderlich, übernehmen wir Angaben aus Anfragen, Fragebögen, E-Mails oder Gesprächen in unsere internen Systeme, um den Vorgang zu dokumentieren und weiterzubearbeiten.

Kommunikationskanäle

Für die Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Projektbeteiligten nutzen wir je nach Kontext insbesondere E-Mail, Telefon, Videokonferenzen, Messenger und projektbezogene Kollaborationsplattformen. Dabei können insbesondere Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, Metadaten, Terminbezüge, Anhänge und projektbezogene Unterlagen verarbeitet werden.

Wir nutzen hierfür unter anderem ALL-INKL als E-Mail-Infrastruktur, Slack für interne und geteilte Projektkommunikation sowie in einzelnen Fällen WhatsApp für direkte Kundenkommunikation. Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie ergänzend auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer praktikablen, nachvollziehbaren und effizienten geschäftlichen Kommunikation.

Bei der Kontaktaufnahme über WhatsApp ist zu beachten, dass personenbezogene Daten auch durch Anbieter aus der Meta-Unternehmensgruppe verarbeitet werden können. Dieser Kommunikationsweg ist freiwillig. Ergänzend gelten die Datenschutzinformationen des jeweiligen Anbieters.

CRM-System Close

Für die Verwaltung von Kontaktanfragen, Interessenten, Angebotsanfragen und bestehenden Kundenbeziehungen nutzen wir das CRM-System Close der Elastic Inc. d/b/a Close. Dabei können insbesondere Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, projektbezogene Informationen, Angebotsstände und interne Bearbeitungsnotizen gespeichert und verarbeitet werden.

Die Nutzung erfolgt zur strukturierten Verwaltung unserer Vertriebs- und Kommunikationsprozesse auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Close und den Informationen zur DSGVO-Konformität.

GitHub für Projektentwicklung und Zusammenarbeit

Für Entwicklung, Dokumentation und Organisation von Kundenprojekten nutzen wir GitHub. Dabei können personenbezogene Daten verarbeitet werden, soweit diese in privaten Repositories, Issues, Pull Requests, Commit-Metadaten, Dokumentationen oder projektbezogenen Abstimmungen enthalten sind. Dies betrifft insbesondere Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Kommunikationsinhalte, technische Projektinformationen und Inhalte, die im Rahmen der Zusammenarbeit bereitgestellt werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Convex für interne Systeme und projektbezogene Backend-Prozesse

Wir nutzen Convex für interne Systeme, insbesondere für CMS- und Backoffice-Prozesse, und in einzelnen Fällen für projektbezogene Backend-Funktionen. Dabei können Inhalte, Nutzerdaten, Projektinformationen, technische Metadaten und sonstige für den jeweiligen Prozess erforderliche Daten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine sichere und effiziente technische Organisation.

Weitere Informationen finden Sie in der Convex Privacy Policy und im Convex DPA.

KI-gestützte Arbeitswerkzeuge

Wir nutzen in einzelnen internen Arbeits- und Entwicklungsprozessen KI-gestützte Werkzeuge, insbesondere zur Unterstützung bei Programmierung, Analyse, Strukturierung, Formulierung und technischen Recherchen. Dabei können je nach Nutzungskontext auch projekt- oder kundenbezogene Inhalte verarbeitet werden, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Wir gestalten den Einsatz solcher Werkzeuge datensparsam und vermeiden oder minimieren personenbezogene Daten, wo dies möglich ist. Sensible oder nicht erforderliche personenbezogene Daten sollen nicht in solche Systeme eingegeben werden.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zusammenhang auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO. Je nach eingesetztem Werkzeug können Anbieter wie OpenAI oder Anthropic eingebunden sein.

Vertrags-, Rechnungs- und Nachweispflichten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für Vertragsunterlagen, Rechnungslegung, Buchhaltung, Nachweise, Gewährleistungsprozesse und die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO.

Empfänger und Drittlandübermittlungen

Personenbezogene Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur denjenigen Personen zugänglich gemacht, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Darüber hinaus können Daten an externe Dienstleister und Plattformen übermittelt werden, soweit dies für Kommunikation, Projektabwicklung, technische Bereitstellung oder rechtliche und steuerliche Pflichten erforderlich ist.

Dabei kann es zu Datenübermittlungen in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kommen, insbesondere in die USA. Solche Übermittlungen erfolgen nach Angaben der jeweiligen Anbieter auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses oder von Standardvertragsklauseln.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die Anbahnung, Durchführung und Dokumentation der Geschäftsbeziehung erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Soweit Daten nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, werden sie gelöscht oder anonymisiert.